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Anmeldung & Zugang
1Kann ich das System im Vorfeld testen?
Ja. Uns ist es wichtig, dass Sie die Terminerinnerung per SMS sorgfältig in Ihren Praxisalltag integrieren und sich ohne Kostendruck mit dem System vertraut machen. Daher können Sie unseren SMS-Versand und unser System im Vorfeld ausführlich testen.
Der erste Monat wird nicht abgerechnet.
So haben Sie und Ihr Team Zeit, von Ihren Patienten die ersten Mobilfunkrufnummern zu erfragen und die Abläufe nach und nach im Praxisumfeld einzuführen. Die Kosten für SMS und Grundgebühr tragen wir in dieser Zeit.
Der erste Monat wird nicht abgerechnet.
So haben Sie und Ihr Team Zeit, von Ihren Patienten die ersten Mobilfunkrufnummern zu erfragen und die Abläufe nach und nach im Praxisumfeld einzuführen. Die Kosten für SMS und Grundgebühr tragen wir in dieser Zeit.
2Ich habe mehrere Praxen und möchte in allen Praxen den SMS-Versand nutzen.
Sie können in all Ihren Praxen den selben Zugang/API-Key ohne Weiteres nutzen. Sollten Sie jedoch für jeden Standort eine eigene Abrechnung oder Aufstellung der SMS benötigen, kontaktieren Sie uns bitte im Vorfeld, damit wir die Möglichkeiten besprechen.
3Ich habe mein Passwort vergessen.
Sie können jederzeit ein neues Passwort auf https://mein.dentportSMS.de anfordern. Hierzu klicken Sie bitte auf „Passwort vergessen?“ und geben Ihre E-Mail-Adresse an. Das System sendet Ihnen umgehend eine E-Mail mit weiteren Informationen.
4Wo finde ich eine Statistik oder wo sehe ich, wie viele SMS ich versendet habe?
Loggen Sie sich bitte unter https://mein.dentportSMS.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein und öffnen im Menü den Punkt "Statistiken" (https://mein.dentportSMS.de/stat/activity). Dort können Sie die Anzahl der versendeten SMS einsehen.
5Unser Praxisname oder unsere Anschrift hat sich geändert.
Loggen Sie sich bitte unter https://mein.dentportSMS.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein, öffnen den Menüpunkt "Ihre Praxis" > "Anschrift, Kontaktdaten & Bankverbindung" (https://mein.dentportSMS.de/organization/settings). Geben Sie nun bitte die neuen Daten ein und speichern diese mit Klick auf "speichern".
6Unsere Bankverbindung hat sich geändert.
Loggen Sie sich bitte unter https://mein.dentportSMS.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein, öffnen den Menüpunkt "Ihre Praxis" > "Anschrift, Kontaktdaten & Bankverbindung" (https://mein.dentportSMS.de/organization/settings). Geben Sie nun bitte die neue Bankverbindung ein und speichern diese mit Klick auf "speichern".
7Wir benötigen eine Rechnungskopie.
Loggen Sie sich bitte unter https://mein.dentportSMS.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein. Nun öffnen Sie den Menüpunkt "Statistiken" > "Rechnungen" (https://mein.dentportSMS.de/stat/invoice).
In der Übersicht sehen Sie nun alle Rechnungen und können die gewünschte Rechnung als PDF-Datei mit einem Klick auf das Download-Symbol herunterladen.
In der Übersicht sehen Sie nun alle Rechnungen und können die gewünschte Rechnung als PDF-Datei mit einem Klick auf das Download-Symbol herunterladen.
Installation
1Einrichten des SMS-Versandes in dentport
Um den SMS-Versand einzurichten, führen Sie bitte folgende Schritte durch:
- Öffnen Sie Stammdaten > System > Konfiguration > Hardware > SMS-Versand innerhalb von Dentport.
- Wählen Sie im Auswahlfeld „SMS - Dienst“ bitte „dentportSMS von SUMUS Software“
- Tragen Sie im Feld „URL“ folgende URL ein: https://mein.dentportsms.de
- Tragen Sie im Feld „Key“ bitte den von uns im Zuge Ihrer Anmeldung mitgeteilten „API Key“ ein.
- Mit Klick auf den Button „Key-Check“ können Sie die Richtigkeit überprüfen.
- Im Feld „Absender“ können Sie hinterlegen, welcher Absender Ihren Patienten auf dem Mobilfunktelefon angezeigt wird. Zu empfehlen ist die Rufnummer Ihrer Praxis (im Format +4912341234567) oder Ihr Praxisname. Bitte beachten Sie, dass 16 Ziffern oder 11 Buchstaben (oder eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen) zulässig sind.
- Sichern Sie bitte die Einstellung.
- Testen Sie den Versand, um sicherzustellen, dass die Einrichtung der Schnittstelle erfolgreich und fehlerfrei verlief. (Hierzu senden Sie bitte beispielsweise eine SMS an Ihre eigene Mobilfunkrufnummer.)
2Wo finde ich den API-Key?
Dieser wurde Ihnen im Zuge der Anmeldung bereitgestellt, kann aber jederzeit auf https://mein.dentportSMS.de nochmals abgerufen werden.
Loggen Sie sich dazu bitte auf https://mein.dentportSMS.de mit dem Benutzernamen und Passwort des Hauptzugangs ein. Den API-Key finden Sie unter: Zugang > API-Key (https://mein.dentportSMS.de/organization/apikey).
Loggen Sie sich dazu bitte auf https://mein.dentportSMS.de mit dem Benutzernamen und Passwort des Hauptzugangs ein. Den API-Key finden Sie unter: Zugang > API-Key (https://mein.dentportSMS.de/organization/apikey).
SMS: Versand & Zustellung
1Wie zuverlässig ist der gebotene SMS-Versand?
Wir versenden ausschliesslich über Direktanbindungen und stellen Ihnen auf unserer Seite für jede versendete SMS eine Information bzgl. der Zustellung zur Verfügung. Wir stellen an die SMS zur Terminerinnerung die selben Ansprüche hinsichtlich Zustellgeschwindigkeit und Zuverlässigkeit wie bei den über 950 Feuerwehren, die über uns ihre Alarmierungen versenden.
2Wo kann ich sehen, welche SMS versendet wurde?
Loggen Sie sich bitte unter https://mein.dentportSMS.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein und öffnen den Menüpunkt "SMS" > "Gesendete SMS" (https://mein.dentportSMS.de/sms).
Beachten Sie bitte, dass wir Ihnen nur die SMS der vergangenen 60 Tage anzeigen.
Beachten Sie bitte, dass wir Ihnen nur die SMS der vergangenen 60 Tage anzeigen.
3Versand von SMS in ausländische Netze
Wenn Sie Nachrichten ins Ausland versenden möchten, gilt es lediglich die jeweilige Landesvorwahl an den Anfang der Rufnummer anzufügen.
So ergänzen Sie beispielsweise eine Mobilfunkrufnummer aus Österreich 067612345678 um die Landesvorwahl „0043“ oder „+43“. Die Rufnummer würde dann wie folgt lauten: 004367612345678 oder +4367612345678.
Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für den Versand von SMS ins Ausland.
In den meisten europäischen Mobilfunknetzen gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der Absenderkennung oder des Inhalts Ihrer SMS, sodass Sie hier wie gewohnt Nachrichten versenden können.
In einigen Ländern außerhalb der EU ist jedoch mit Einschränkungen hinsichtlich der verwendbaren Absenderkennung und Nachrichteninhalte zu rechnen. Bei Fragen sprechen Sie uns bitte jederzeit gerne an.
So ergänzen Sie beispielsweise eine Mobilfunkrufnummer aus Österreich 067612345678 um die Landesvorwahl „0043“ oder „+43“. Die Rufnummer würde dann wie folgt lauten: 004367612345678 oder +4367612345678.
Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für den Versand von SMS ins Ausland.
In den meisten europäischen Mobilfunknetzen gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der Absenderkennung oder des Inhalts Ihrer SMS, sodass Sie hier wie gewohnt Nachrichten versenden können.
In einigen Ländern außerhalb der EU ist jedoch mit Einschränkungen hinsichtlich der verwendbaren Absenderkennung und Nachrichteninhalte zu rechnen. Bei Fragen sprechen Sie uns bitte jederzeit gerne an.
4Können überlange SMS (Nachrichten mit mehr als 160 Zeichen) versendet werden?
Ja, Sie können SMS mit bis zu 600 Zeichen versenden.
Beachten Sie bitte: Bei überlangen SMS entstehen höhere Kosten. Aus technischen Gründen können mit einer SMS lediglich 160 Zeichen Text übertragen werden. Längere Mitteilungen werden in mehrere SMS aufgeteilt und versendet. Jeder einzelne Teil wird als separate Kurzmitteilung abgerechnet und beinhaltet 153 Zeichen der ursprünglichen (langen) Nachricht sowie 7 Steuerzeichen. Das Empfangsgerät setzt die Einzelteile mit Hilfe der Steuerzeichen wieder zu einem zusammenhängenden Text zusammen.
Beispiel: Ist Ihre Mitteilung 300 Zeichen lang, werden 2 SMS versendet.
Beachten Sie bitte: Bei überlangen SMS entstehen höhere Kosten. Aus technischen Gründen können mit einer SMS lediglich 160 Zeichen Text übertragen werden. Längere Mitteilungen werden in mehrere SMS aufgeteilt und versendet. Jeder einzelne Teil wird als separate Kurzmitteilung abgerechnet und beinhaltet 153 Zeichen der ursprünglichen (langen) Nachricht sowie 7 Steuerzeichen. Das Empfangsgerät setzt die Einzelteile mit Hilfe der Steuerzeichen wieder zu einem zusammenhängenden Text zusammen.
Beispiel: Ist Ihre Mitteilung 300 Zeichen lang, werden 2 SMS versendet.
5Wie schnell werden SMS beim Empfänger (den Patienten) zugestellt?
Unter normalen Bedingungen und davon ausgehend, dass das Mobilfunktelefon des Patienten eingeschaltet sowie in das Mobilfunknetz eingebucht ist, wird die SMS binnen weniger Sekunden auf dem Endgerät angezeigt. Zwischen Versand aus Ihrem Praxis-Verwaltungs-System heraus und Zustellung vergehen im Schnitt weniger als 30 Sekunden.
6Kann ich versendete SMS zurückholen?
Nein, es ist nicht möglich, SMS, die an den Netzbetreiber übergeben wurden, zurückzuholen.
7Ich möchte eine für den Versand vorgesehene SMS nicht versenden und daher löschen.
Loggen Sie sich bitte unter https://mein.dentportSMS.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein und öffnen den Menüpunkt "SMS" > "Geplante SMS" (https://mein.dentportSMS.de/sms/scheduled). Aktivieren Sie die Auswahlbox in der Zeile der betreffenden SMS und klicken dann auf "Auswahl entfernen".
8Warum wurde eine SMS nicht zugestellt?
Es kann unterschiedliche Ursachen haben, warum eine SMS nicht zugestellt werden konnte. Sie können sich unter https://mein.dentportSMS.de mit Ihrem Benutzername und Passwort einloggen, um den Versandstatus jeder von Ihnen versendeten SMS einzusehen. Folgend eine kurze Erklärung, was sich hinter den einzelnen Angaben verbirgt.
"Buffered" bedeutet, dass der Netzbetreiber versucht, die SMS zuzustellen und diese zu diesem Zweck zwischengespeichert hat. Kann eine SMS nicht ausgeliefert werden und ist davon auszugehen, dass die Nummer existiert oder, die SMS wurde an ein anderes Netz übergeben und es ist noch keine Rückmeldung von dort erfolgt, wird dieser Status angezeigt.
"Nicht ausgeliefert" werden SMS, deren Zielrufnummern fehlerhaft sind, oder die binnen 3 Tagen nicht zugestellt werden konnten oder bei denen die Zustellung aus anderen - netzinternen - Gründen nicht erfolgen konnte.
"versandt" wurden SMS, die an den Netzbetreiber übergeben wurden, aber zu denen es noch keinen weiteren Status gibt. Auf "versandt" folgt im Normalfall "buffered" oder "zugestellt".
"noch kein Status" haben SMS, die in unserem Versandsystem bearbeitet werden und kurz davor stehen, an den Netzbetreiber übergeben zu werden. Diese Meldung erscheint nur für einen kurzen Augenblick, da wir die Übergabe binnen weniger Sekunden durchführen.
"ausstehend" ist ein Status, den Sie nur in ganz wenigen Ausnahmen zu Gesicht bekommen. Er sagt aus, dass die SMS noch nicht an unser internes Versandsystem übergeben wurde. Nach "ausstehend" folgt "noch kein Status", dann "versandt", ...
"Buffered" bedeutet, dass der Netzbetreiber versucht, die SMS zuzustellen und diese zu diesem Zweck zwischengespeichert hat. Kann eine SMS nicht ausgeliefert werden und ist davon auszugehen, dass die Nummer existiert oder, die SMS wurde an ein anderes Netz übergeben und es ist noch keine Rückmeldung von dort erfolgt, wird dieser Status angezeigt.
"Nicht ausgeliefert" werden SMS, deren Zielrufnummern fehlerhaft sind, oder die binnen 3 Tagen nicht zugestellt werden konnten oder bei denen die Zustellung aus anderen - netzinternen - Gründen nicht erfolgen konnte.
"versandt" wurden SMS, die an den Netzbetreiber übergeben wurden, aber zu denen es noch keinen weiteren Status gibt. Auf "versandt" folgt im Normalfall "buffered" oder "zugestellt".
"noch kein Status" haben SMS, die in unserem Versandsystem bearbeitet werden und kurz davor stehen, an den Netzbetreiber übergeben zu werden. Diese Meldung erscheint nur für einen kurzen Augenblick, da wir die Übergabe binnen weniger Sekunden durchführen.
"ausstehend" ist ein Status, den Sie nur in ganz wenigen Ausnahmen zu Gesicht bekommen. Er sagt aus, dass die SMS noch nicht an unser internes Versandsystem übergeben wurde. Nach "ausstehend" folgt "noch kein Status", dann "versandt", ...
9Wie zuverlässig ist der angezeigte Versandstatus?
Die D-Netze sind recht zuverlässig, was die Statusmeldungen angeht. Alle Netzbetreiber behalten sich vor, Statusmeldungen nicht oder verzögert auszuliefern. Die bei uns im System angezeigte Uhrzeit ist die, wenn wir den Status vom Netzbetreiber erhalten haben. Es kann also vorkommen, dass eine SMS binnen 3 Sekunden zugestellt wurde, wir den Status über die Zustellung erst Stunden später oder gar nicht erhalten. Dies sind jedoch Einzelfälle.
Der Status "zugestellt" bei den D-Netzen sagt, dass die SMS das Endgerät erreicht hat. Bei o2 hingegen ist es "nur", dass o2 die SMS verarbeitet hat, als zustellbar ansieht und zustellen wird.
10Können auch WhatsApp-Nachrichten an Patienten versendet werden?
Nein, aktuell bietet WhatsApp noch keine Schnittstelle, an die wir das System anbinden können. Darüberhinaus ist die SMS im Vergleich zur WhatsApp-Nachricht zuverlässiger, da sie ohne Datenverbindung und auch bei schlechter Netzqualität zugestellt wird.
SMS: Empfang
1Können Patienten auf SMS antworten?
Ja, beachten Sie hierzu bitte auch "Wie können wir als Praxis SMS von unseren Patienten empfangen?".
Wir empfehlen dies jedoch nicht, da die Terminerinnerung unserer Meinung nach nicht den Ablauf der Terminvereinbarung ändern sollte.
Wenn der Patient seinen Termin absagen oder verschieben muss, ist es nötig, dass er sich in der Praxis meldet, um einen neuen Termin zu vereinbaren und/oder etwaige Folgetermine im selben Zuge angepasst werden. Antwortet der Patient per SMS, laufen Sie als Praxis Ihrem Patienten im schlimmsten Fall bezüglich der Terminabsprache und/oder nötigen Anpassungen von Folgeterminen hinterher.
Wir empfehlen dies jedoch nicht, da die Terminerinnerung unserer Meinung nach nicht den Ablauf der Terminvereinbarung ändern sollte.
Wenn der Patient seinen Termin absagen oder verschieben muss, ist es nötig, dass er sich in der Praxis meldet, um einen neuen Termin zu vereinbaren und/oder etwaige Folgetermine im selben Zuge angepasst werden. Antwortet der Patient per SMS, laufen Sie als Praxis Ihrem Patienten im schlimmsten Fall bezüglich der Terminabsprache und/oder nötigen Anpassungen von Folgeterminen hinterher.
2Wie können wir als Praxis SMS von unseren Patienten empfangen?
Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:
a) Für die Antwort-Funktion stellen wir Ihnen eine eigene Rufnummer zur Verfügung, die Sie als Absenderkennung nutzen. Alle von Ihnen versendeten SMS werden mit dieser Absenderkennung versendet. Antwortet Ihr Patient, empfängt unser System diese SMS und leiten Ihnen die Nachricht als E-Mail weiter. Die monatlichen Kosten für die Bereitstellung dieser Rufnummer erfragen Sie bitte bei unserem Support.
b) Alternativ können Sie auch in dentport in den SMS-Einstellungen als Absenderkennung eine eigene Handynummer eintragen und erhalten dann die SMS auf Ihr Handy.
c) Oder Ihre Telefonanlage unterstützt den Empfang von SMS. Dann tragen Sie die Rufnummer Ihrer Praxis in Rücksprache mit Ihrem Techniker in den SMS-Einstellungen innerhalb von dentport ein.
(In den beiden letztgenannten Fällen b + c würden Sie sich die zusätzliche monatliche Gebühr sparen.)
a) Für die Antwort-Funktion stellen wir Ihnen eine eigene Rufnummer zur Verfügung, die Sie als Absenderkennung nutzen. Alle von Ihnen versendeten SMS werden mit dieser Absenderkennung versendet. Antwortet Ihr Patient, empfängt unser System diese SMS und leiten Ihnen die Nachricht als E-Mail weiter. Die monatlichen Kosten für die Bereitstellung dieser Rufnummer erfragen Sie bitte bei unserem Support.
b) Alternativ können Sie auch in dentport in den SMS-Einstellungen als Absenderkennung eine eigene Handynummer eintragen und erhalten dann die SMS auf Ihr Handy.
c) Oder Ihre Telefonanlage unterstützt den Empfang von SMS. Dann tragen Sie die Rufnummer Ihrer Praxis in Rücksprache mit Ihrem Techniker in den SMS-Einstellungen innerhalb von dentport ein.
(In den beiden letztgenannten Fällen b + c würden Sie sich die zusätzliche monatliche Gebühr sparen.)
3SMS über die Festnetzrufnummer (Telekom) der Praxis empfangen
Kunden der Telekom können über Ihre Festnetzrufnummer SMS empfangen und sich diese auf dem Endgerät anzeigen lassen - wenn einige Bedingungen erfüllt werden:
In jedem Fall empfehlen wir, den für Ihre Telefonanlage zuständigen Techniker und/oder auch den Service der Telekom zu kontaktieren und um Unterstützung bei der Einrichtung zu bitten.
- Das Endgerät (Telefon) muss SMS-fähig sein und entsprechend konfiguriert sein - siehe: Welche Einstellungen sind an meinem Telefon vorzunehmen, damit ich SMS im Festnetz der Telekom nutzen kann?
- Sie müssen sich für den Service anmelden - siehe: Wie melde ich mich für SMS im Festnetz der Telekom an?
In jedem Fall empfehlen wir, den für Ihre Telefonanlage zuständigen Techniker und/oder auch den Service der Telekom zu kontaktieren und um Unterstützung bei der Einrichtung zu bitten.
Textvorlagen
1Terminerinnerung
Wir empfehlen:
- einen kurzen und präzisen Text mit unter 160 Zeichen.
- einen Hinweis, dass Ihr Patient im Falle einer Terminabsage in der Praxis anrufen muss - um einen neuen Termin zu vereinbaren und etwaige Folgetermine anzupassen.
- die Nennung Ihrer Rufnummer im Text - so erreicht Ihr Patient Sie ohne Umwege.
Unsere Vorschläge für eine Terminerinnerung:
"Terminbestätigung für Silvana Müller: 19.08. um 16:30 Uhr. Verhindert/Fragen? Tel: 01234-567890 Viele Grüße Zahnarztpraxis Dr. Mustermann"
"Terminerinnerung Silvana Müller: 19.08. um 16:30 Uhr. Bei Verhinderung absagen unter 01234-567890 Viele Grüße Zahnarztpraxis Dr. Mustermann"
2Recall
Wir empfehlen:
- einen kurzen und präzisen Text mit unter 160 Zeichen.
- laden Sie Ihre Patienten dazu ein, einen neuen Termin mit Ihnen zu vereinbaren.
- die Nennung Ihrer Rufnummer im Text - so erreicht Ihr Patient Sie ohne Umwege.
Folgend einige Vorschläge:
"Hallo Frau Müller, es ist wieder Zeit für eine Kontrolle. Rufen Sie uns bitte unter 01234-567890 an. Viele Grüße Zahnarztpraxis Dr. Mustermann"
"Lieber Patient, der nächste Vorsorge- bzw. Kontrolltermin steht an. Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 01234-567890. Zahnarztpraxis Dr. Mustermann"
"Hallo Frau Silvana Müller, bitte vereinbaren Sie Ihren nächsten Prophylaxe-/Kontroll-Termin. Ihre Zahnarztpraxis Dr. Mustermann 01234-567890"
"Erinnerung für Martina Mustermann: Bitte vereinbaren Sie Ihren nächsten Prophylaxe-/Kontroll-Termin in Ihrer Praxis Dr. Mustermann 01234-567890"
"Liebe Patientin, bitte vereinbaren Sie einen Vorsorge- bzw. Kontrolltermin mit uns. Zahnarztpraxis Dr. Mustermann freut sich auf Ihren Anruf: 01234-567890"